— Napoleon Hill
Trudno znaleźć sferę życia, w której samodyscyplina odgrywałaby tak ważną rolę, jak w dziedzinie zarządzania czasem. Organizacja czasu stanowi prawdziwą sztukę, która w dużym stopniu decyduje o jakości naszego życia. Peter Drucker trafnie kiedyś powiedział: „Nie można zapanować nad czasem, ale można nad sobą”. Zarządzanie czasem dotyczy nie tyle organizacji czasu czy okoliczności, ile organizacji życia, swoich spraw i w ogóle samoorganizacji.
Czas jest ulotny; nie można go zatrzymać. Czas jest nie do zastąpienia; nie da się go zamienić na coś innego. Nie da się go odzyskać; gdy raz przeminie albo zostanie zmarnowany, już nigdy nie wróci. W końcu czas jest bezwzględnie potrzebny, jeżeli chcemy cokolwiek osiągnąć. Wszelkie dokonania, wyniki, sukcesy wymagają czasu.
***********
Nie można „zaoszczędzić” czasu
***********
Zasada jest taka, że nie można zaoszczędzić czasu; można go tylko inaczej wykorzystać. Można przekierować zużycie czasu z dziedzin o niskiej wartości do bardziej wartościowych sfer życia. Na tym właśnie — oraz na samodyscyplinie — polega tajemnica sukcesu. Zarządzanie czasem oznacza zdolność wybrania konkretnej sekwencji zdarzeń. Utrzymując samodyscyplinę w dziedzinie organizacji czasu, możesz postanowić, co zrobić najpierw, co potem, a czego w ogóle nie robić. Decyzja zawsze należy do Ciebie.
Jednak żeby pokonać skłonność do odkładania obowiązków w czasie, przez którą większość ludzi nie ma szans na odniesienie wielkiego sukcesu, musisz wykazać się nadzwyczajną samodyscypliną. Pewien Indianin powiedział mi kiedyś, że „zwlekanie jest złodziejem marzeń”.
Zasada Pareto — inaczej zasada 80/20 — mówi, że 20 procent rzeczy, które robimy, składa się na 80 procent ogólnej wartości osiąganej z pracy. Oznacza to, że 80 procent tego, co robimy, jest warte 20 procent (lub mniej) ogólnej wartości.
*********
Oblicz prawdziwą wartość tego,co robisz
*********
Niektóre rzeczy, które robisz, mają pięć, a nawet dziesięć razy większą wartość od innych, mimo że ich wykonanie zajmuje tę samą liczbę minut lub godzin. Twoje najistotniejsze obowiązki — górne 20 procent — to zazwyczaj poważne, trudne i zniechęcające rzeczy. Z kolei pozostałe 80 procent, które ma niewielkie (lub żadne) znaczenie dla Twojego życia, jest zwykle przyjemne, proste i sympatyczne.
To, jaką wagę ma dla Ciebie dana rzecz, możesz rozpoznać po ilości zainwestowanego w nią czasu. Zawsze zwracasz uwagę i poświęcasz czas na to, co najbardziej cenisz: na rodzinę, zdrowie, stosunki towarzyskie, sport albo na pieniądze i karierę. Wystarczy przyjrzeć się, w jaki sposób spędzasz swój czas, aby można było określić, co tak naprawdę jest dla Ciebie ważne.
Niektórzy ludzie mówią, że sukces zawodowy ma dla nich największą wagę, po czym wracają do domu i spędzają przed telewizorem kilka godzin dziennie. Inni zarzekają się, że nie ma w ich życiu nic ważniejszego niż rodzina, a potem wychodzą się zabawić albo pograć w golfa. Tylko Twoje czyny powiedzą Tobie — i innym — co w rzeczywistości uważasz za ważne.
Istotą skutecznego zarządzania czasem jest zmuszenie się do wyznaczenia sobie jasnych priorytetów, a potem do stosowania się do tych priorytetów. Musisz absolutnie świadomie wyłonić najbardziej wartościową i najważniejszą rzecz, którą mógłbyś się zajmować w danym czasie, a potem zmusić się, żeby pracować wyłącznie nad tą rzeczą.
**********
Osobiste planowanie strategiczne
**********
W procesie planowania strategii korporacyjnej największy nacisk kładzie się na „wskaźnik rentowności kapitału własnego”. Kapitał własny definiuje się jako sumę pieniędzy zainwestowaną przez właścicieli w biznes (poza kredytami i pożyczkami). Celem planowania strategicznego jest znalezienie takich sposobów organizacji i reorganizacji biznesu, żeby firma uzyskała wyższy wskaźnik rentowności kapitału własnego, niż gdyby zabrakło procesu planowania.
Firmy inwestują kapitał finansowy, podczas gdy ludzie inwestują „kapitał ludzki”. Firmy lokują swoje aktywa, podczas gdy Twoim najważniejszym kapitałem jest energia umysłowa, emocjonalna i fizyczna. To, w jaki sposób ją wykorzystasz, wpłynie na jakość całego Twojego życia.
W procesie planowania strategii osobistej kluczową sprawą jest otrzymanie jak najwyższego „wskaźnika rentowności energii”, wykorzystywanej na różne działania. Ken Blanchard, właściciel firmy konsultingowej i szkoleniowej oraz autor poradników dla menedżerów, określił to zjawisko próbą uzyskania najwyższego „wskaźnika rentowności życia”.
Inwestując pieniądze, dążyłbyś do tego, żeby otrzymać jak najwyższą stopę zwrotu. Równie mocno musisz uważać, w co inwestujesz swój czas. Musisz mieć pewność, że ograniczona ilość czasu, którą dysponujesz, zapewnia Ci najlepsze wyniki, korzyści i satysfakcję.
************
Pomyśl,zanim coś zrobisz
************
Zanim zaangażujesz się w jakąś czasochłonną pracę, musisz zadać sobie pytanie: „Czy to na pewno najlepszy sposób na wykorzystanie mojego czasu?”. Brak samodyscypliny w zakresie organizacji czasu sprawia, że ludzie nieustannie odkładają swoje najważniejsze zadania na później, a spędzają czas na robieniu rzeczy, które mają małą (lub żadną) wartość. Pamiętaj, że wszystko, co robi się ciągłe, wchodzi nam w nawyk. Wielu ludzi przyzwyczaiło się do zwlekania, do odkładania swoich najpilniejszych obowiązków i do poświęcania czasu na działania mające na dłuższą metę niewielkie znaczenie.
***********
Priorytety a rzeczy, które można odłożyć na później
***********
Wyznaczanie priorytetów wiąże się również z określaniem, jakie rzeczy można zrobić później. Priorytet jest czymś, co robisz częściej i wcześniej w stosunku do rzeczy, które robisz rzadziej lub później. Prawdopodobnie już teraz czujesz się przytłoczony zbyt dużą ilością pracy i masz za mało czasu. Właśnie dlatego jeżeli postanowisz się zająć nowym zadaniem, musisz przerwać stare. Zaangażowanie się w coś nowego wymaga zaniechania poprzedniego zajęcia. Zanim zabierzesz się do nowego przedsięwzięcia, zadaj sobie pytanie: „Co muszę przestać robić, żeby zyskać dość czasu na nowe zadanie?”. Prowadź regularny tryb życia i stosuj zasadę „kreatywnego zaniechania”: świadomie ustal, jakie działania musisz przerwać, żeby móc poświęcić więcej czasu na zadania, które naprawdę mogą wywrzeć jakiś wpływ na Twoją przyszłość.
************
Konsekwencje
************
Jedno z najważniejszych słów, których używa się podczas rozwijania sztuki organizacji czasu, to „konsekwencje”. Coś może być ważne do takiego stopnia, że będzie miało potencjalnie poważne konsekwencje i zaważy na ukończeniu bądź nieukończeniu zadania. Z kolei zadanie lub zajęcie mogą być nieważne do takiego stopnia, że nie będzie miało znaczenia, czy zostaną wykonane, czy nic.
I tak ukończenie studiów wyższych może pociągnąć za sobą ogromne konsekwencje, które będą oddziaływać na Twoje życie przez następne pięćdziesiąt lat. Wykonanie ważnego zadania albo projektu w pracy bądź sfinalizowanie znaczącej transakcji mogą nieść poważne konsekwencje dla Twojej kariery i wysokości pensji.
Z drugiej strony, picie kawy, plotkowanie ze współpracownikami, czytanie gazet, surfowanie po Internecie lub sprawdzanie e-maili to zajęcia przyjemne, lecz nie mają one (prawie) żadnego znaczenia. Innymi słowy, to, czy je wykonujesz, ma niewielki wpływ — bądź nie ma żadnego — na Twoją pracę lub Twoje życie. A jednak większość ludzi poświęca swój czas właśnie na te czynności.
***********
Zarządzanie własnym czasem
***********
Aby przezwyciężyć skłonność do zwlekania, można zastosować prostą metodę zarządzania czasem. Wymaga ona samodyscypliny, siły woli i osobistego zorganizowania, ale naprawdę się opłaca. Jeżeli wykorzystasz tę metodę, będziesz mógł podwoić, a nawet potroić swoją produktywność, wyniki, wydajność i zarobki.
Zanim rozpoczniesz dzień pracy, przygotuj sobie listę rzeczy do zrobienia. Najlepiej sporządzić ją poprzedniego dnia wieczorem, pod koniec pracy, żeby podświadomość mogła się nią zająć podczas Twojego snu. W ten sposób często zdarzy Ci się obudzić z pomysłami i koncepcjami, które pomogą Ci skuteczniej wypełniać zadania wyznaczone na dany dzień.
Kiedy zrobisz listę, zastosuj metodę ABCDE:
A = „Muszę zrobić” — jeżeli nic wykonasz zadania, spotkają Cię za to poważne konsekwencje.
B = „Powinienem zrobić” — jeżeli wykonasz zadanie albo go nic wykonasz, spotkają Cię za to łagodne konsekwencje.
C = „Warto by było zrobić” — ani wykonanie, ani niewykonanie zadania nie pociągnie za sobą żadnych konsekwencji.
D = „Do oddelegowania” — przekaż komuś innemu wykonanie zadania, żeby uzyskać więcej czasu na wypełnianie wyłącznie swoich obowiązków.
E = „Do wyeliminowania” — przestań wykonywać zadania i czynności, które nie są już niezbędne dla Twojej pracy i dla osiągnięcia celów.
Przejrzyj listę rzeczy do zrobienia na nadchodzący dzień i zanim zaczniesz je realizować, przypisz do każdej z nich literkę A, B, C, D lub E. Jeżeli pozycja „A” powtórzy się na liście kilka razy, uporządkuj te zadania według ważności, dopisując do nich: A-l, A-2, A-3 itd. To samo zrób z „B” i „C”. Główna zasada mówi, że nie powinieneś zabierać się do wykonywania zadania „B”, jeżeli jakieś „A” jest jeszcze nieskończone. Nie wolno Ci nigdy zajmować się rzeczą o niższej wartości, jeżeli wciąż masz do zrobienia ważniejszą rzecz.
Po uporządkowaniu listy za pomocą tej metody zmuś się, żeby rano rozpocząć swój dzień pracy od pozycji A-1, dając jej pierwszeństwo przed wszystkimi innymi.
**********
Skoncentruj się na jednej rzeczy
**********
Skoro zacząłeś pracować nad najważniejszym dla Ciebie zadaniem, musisz wykazać się samodyscypliną i pełną koncentracją — poświęcając na pracę 100 procent swojego czasu i uwagi — aż zadanie zostanie ukończone. Naprawdę trzeba umieć utrzymać nadzwyczajną samodyscyplinę, żeby wybrać najważniejsze zadanie i zaangażować się w jego realizację, zamiast robić coś innego. Jednak jak tylko zaczniesz się nim zajmować, poczujesz przypływ energii, który doda Ci motywacji i ochoty do pracy. Pod wpływem tej energii będziesz się czuł bardziej pozytywnie nastawiony i pewny siebie. Doświadczysz większego poczucia szczęścia i determinacji. Już samo rozpoczęcie ważnego zadania podniesie Twoją samoocenę i skłoni Cię do kontynuowania pracy. W głębi duszy każdy człowiek czuje intensywne pragnienie, aby być silnym, skutecznym, wpływowym i mieć kontrolę nad własnym życiem. Zmuszenie się do pracy nad najważniejszą rzeczą w danym momencie automatycznie wywołuje wzrost pewności siebie i poczucia własnej wartości.
**********
1000-procentowy zysk
**********
Organizacja całego dnia metodą ABCDE rzadko zabiera więcej niż dziesięć minut. Jednak w ostatecznym rozdaniu na każdą minutę zainwestowaną w takiego rodzaju planowanie przypada dziesięć zaoszczędzonych. Oznacza to, że dzięki wszechstronnemu planowaniu i wyznaczeniu sobie jasnych priorytetów, jeszcze przed zabraniem się do pracy, osiągniesz 1000-procentowy „wskaźnik rentowności energii”.
Kiedy poczujesz, że robisz postępy, że angażujesz się coraz bardziej w realizację najważniejszego zadania, Twój mózg zacznie uwalniać stabilny strumień endorfin, naturalnego „narkotyku szczęścia”. Endorfiny napełnią Cię pozytywnym nastawieniem, pomogą Ci zachować koncentrację, czujność, świadomość i kontrolę. Jeżeli się odpowiednio zdyscyplinujesz i przełamiesz swój naturalny opór, żeby zabrać się do najważniejszego zadania, ogarnie Cię „gorączka endorfinowa”. Doświadczysz uniesienia, euforii, szczęścia i wysokiej samooceny. Kończąc ważne zadanie, poczujesz się jak sprinter, którzy pierwszy dobiegi na metę. Poczujesz się jak zwycięzca.
Świetna organizacja czasu nigdy nic przestanie Ci się opłacać. Gdy tylko zaczniesz planować i organizować swój czas, wyznaczać sobie priorytety i rozpoczynać pracę od zadania A-l, będzie spływało na Ciebie poczucie szczęścia i kontroli nad sobą i nad swoim życiem. Im lepsze plan i wykonanie, tym lepsze samopoczucie.
***********
Skup się
***********
Prawo „wymuszonej skuteczności” mówi, że nigdy nie ma dość czasu, żeby zrobić wszystko, ale zawsze jest go dosyć, aby zrobić to, co najważniejsze.
Jeżeli chcesz się skupić na pracy nad najważniejszymi zadaniami, czynnościami i obowiązkami, powinieneś zadać sobie kilka pytań:
# Dlaczego znajduję się na liście płac? Do czego dokładnie zostałem zatrudniony? Jakich wyników spodziewają się po mnie przełożeni?
Musisz mieć jasność co do tych pytań. Porozmawiaj z innymi osobami. Zapytaj szefa.
# W jakich dziedzinach mam przede wszystkim osiągać rezultaty? Które wyniki, spośród wszystkich rzeczy wykonywanych przeze mnie, są najważniejsze i których dokładnie wyników oczekuje się od osoby na moim stanowisku?
Rzadko się zdarza, żeby od pracownika wymagano wyników więcej niż w pięciu do siedmiu dziedzinach. Ty zaś musisz wskazać swoje własne i przez cały dzień pracować tylko na tych obszarach.
# Które z moich zajęć mają największą wartość? Które czynności, spośród wszystkich zadań wykonywanych przeze mnie, mają największe znaczenie dla mojej firmy i dla mnie?
Dysponujesz pewnymi kluczowymi kompetencjami, dzięki którym jesteś cennym nabytkiem dla firmy. Co to za kompetencje?
# Co mogę zrobić (tylko ja), żeby to, o ile się przyłożę, miało naprawdę duże znaczenie?
Można tutaj podać tylko jedną odpowiedź naraz. Chodzi o rzecz, którą możesz zrobić tylko Ty. Jeżeli Ty tego nie zrobisz, nikt inny nie będzie potrafił. Jeśli jednak ją wykonasz — i to dobrze — zaważy ona w ogromnym stopniu na Twoim życiu i pracy.
# W jaki sposób mogę teraz najlepiej spożytkować swój czas?
Jest to najważniejsze pytanie ze wszystkich, jeżeli chcemy wyznaczyć sobie priorytety i przezwyciężyć skłonność do zwlekania. O każdej minucie dnia istnieje odpowiedź na to pytanie. Umiejętność organizowania własnego życia i wybierania priorytetu stanowi miarę Twojej inteligencji i skuteczności.
***********
Zacznij już dzisiaj
***********
Poczynając od dzisiaj, powinieneś zastosować te podstawowe zasady organizacji czasu we wszystkich sferach swojego życia. Korzystaj z nich w pracy, w życiu rodzinnym, dbając o zdrowie, ćwicząc i podejmując decyzje i działania finansowe. Nie szukaj wymówek.
Żeby wyznaczyć sobie priorytety i następnie się do nich zastosować, trzeba się wykazać nadzwyczajną samodyscypliną. Przezwyciężenie skłonności do zwlekania, która zwykle hamuje ludzką aktywność, również wymaga ogromnych nakładów samodyscypliny i siły woli. Jednak im bardziej będziesz przestrzegał samodyscypliny w kwestii dobrej organizacji czasu, tym większe zadowolenie poczujesz i tym bardziej poprawi się jakość Twojego życia w każdej dziedzinie.
Między Tobą a Twoimi celami prawie zawsze stoją jakieś problemy i trudności. Umiejętność skutecznego rozwiązywania problemów w codziennym życiu może mieć ogromny wpływ na Twoje wyniki i osiągane przez Ciebie korzyści. Pomówimy na ten temat w następnym rozdziale.
